FastTrack-IT-Modernisierung gegen die Digitalisierungslücke im Mittelstand

von Dagmar Dieterle

Digitalisierung und Digitale Transformation sind in aller Munde. Vertreter aus Medien, Politik, Beratungsbranche, Unternehmer- und Branchenverbänden – so ziemlich jeder hat mittlerweile erkannt, dass das Thema „Digital“ zwingend dazu gehört, und alle „irgendwie dringend irgendwas machen“ müssten. Haben Sie auch schon bemerkt, dass jeder der oben genannten Vertreter etwas anderes darunter versteht? Landesminister verstehen unter Digitalisierung vor allem „Glasfaser / Breitband bis in jede Ecke“, während Berater besonders gerne den gedanklichen Sprung nach vorne bis in die „Künstliche Intelligenz“ wagen (und dabei oft verdeckt nur von Machine Learning sprechen).

Dieser absichtlich etwas überspitzten Darstellung möchte ich an dieser Stelle einmal die betriebliche Wirklichkeit zur Seite stellen, die wir in der Praxis in den von uns begleiteten Unternehmen erleben. Ja, wir finden noch Einzelplatzdrucker und Faxgeräte vor – und das ist auch keine Schande. Und ja, es existieren an vielen Stellen noch Medienbrüche, wo Informationen auf Papier ins Haus kommen, oder das Haus verlassen, aber dazwischen irgendwie digital weiterverarbeitet werden müssen. Im traditionellen Fertigungssektor, im produzierenden sowie handelnden Gewerbe des deutschen Mittelstands arbeiten die Mitarbeiter heutzutage aber auch flächendeckend und selbstverständlich mit Emails und Webbrowsern… fragt man die Geschäftsleitungen oder die IT-Verantwortlichen, wird dieser Status gern als „Bei uns ist schon vieles Digital!“ bezeichnet.

An dieser Stelle kommen wir zu einem spannenden Aspekt: Digitalisierung, also das Ersetzen nicht-digitaler Daten und Informationen durch digital verarbeitbare Formate, sowie die damit möglich werdende Abschaffung von Medienbrüchen, ist etwas völlig anderes als Digitale Transformation. Digitale Transformation bedeutet, dass Unternehmen mit ihren Strategien, Produkten, Prozessen, Arbeitsweisen sowie Wertschöpfungsmodellen völlig neue Wege beschreiten können, die ohne die digitalen Voraussetzungen und Plattformen nicht erreichbar wären.

Und hier liegt der Bruch: die digitalen Voraussetzungen, die gegeben sein müssen, um Digitale Transformation im Sinne neuer oder anderer Wertschöpfung überhaupt erst beginnen und instrumentalisieren zu können, sind nicht dieselben, wie die, die Unternehmen durch bloße Digitalisierung ihrer Bestandsinformationen und -prozesse erreichen können. Es besteht hier also ein Delta – eine „Digitalisierungs-Lücke“. Und an dieser prallen in unserer Wahrnehmung immer noch allzu oft die Welten aneinander ab, so dass die „wahre“ Digitale Transformation im deutschen Mittelstand immer noch nicht ihre Wirkung entfalten kann – dort, wo sie jedoch eigentlich am meisten benötigt wird.

Es gibt eine ganze Reihe von Punkten, die wir als Voraussetzungen für den Start in die wahre Digitale Transformation zählen, wie Ausbildung/Kompetenzen/Erfahrungen der Mitarbeiter, Arbeits- und Führungskultur, agile Arbeitsmethoden, die Fähigkeit Plattformökonomien strategisch zu verstehen und zu nutzen, und vieles mehr. Konzentrieren wollen wir uns aber heute auf die technisch-strukturelle Grundvoraussetzung – nämlich eine moderne betriebliche IT-Basisinfrastruktur, die den Anforderungen gewachsen ist, die die Digitale Transformation an sie stellt.

Nehmen wir hierzu ein Beispiel aus der Praxis zur Hilfe: wir begleiten einen regional tätigen, kommunalen Mittelständler mit ca. 250 Arbeitsplätzen  als Transformationspartner seit über einem Jahr auf genau dieser Reise, nämlich der Transition von einer gefährlich veralteten IT zu einer durchgehend modernisierten, zukunftsfähigen IT-Basisinfrastruktur. Zu Beginn haben wir alles das vorgefunden, was Digitale Transformation verhindert: teilweise jahrzehntelanger Investitionsstau, veraltete Software und Betriebssysteme, unsichere Netzwerkstrukturen, Performanceprobleme und häufige Ausfälle, lokale Datensilos ohne Austausch und Schnittstellen. Die Mitarbeiter waren unzufrieden, das Vertrauen in die Services minimal, die Einschränkungen erheblich. An ein produktives oder gar sicheres mobiles Arbeiten, z.B. unterwegs oder vom Homeoffice, war nicht zu denken.

Eine der Kernursachen, die wir identifizieren konnten, war die nahezu ausschließliche Bindung an einen Haupt-IT-Kooperationspartner, der sämtliche IT-Services mehr oder weniger „nebenbei“ bereitgestellt hat. Der Vertrag sah das auch so ähnlich vor - Modernisierung, Skalierbarkeit, Qualitätsstandards/
-messungen, mengen- oder verbrauchsabhängige Kostenabrechnung… das alles war nicht vorgesehen.

Es gab nur zwei strategische Alternativen: entweder die oben erwähnte Digitalisierungs-Lücke anzuerkennen, und durch eine vollständige Transition sämtlicher IT-Services zu beseitigen, oder perspektivlos und jahrelang weiter mit dutzenden kleinen, aber teuren Flick- und Baustellen zu versuchen, die Situation zurechtzubiegen. Die von uns in diesem Fall vorgeschlagene Strategie, die vom Management angenommen wurde, sah folgendermaßen aus:

  • Neuausschreibung sämtlicher IT-Services zum vollständigen Austausch der Bestands-Dienstleister im Bereich der Basisinfrastruktur
    • Passive und aktive Netzwerkinfrastruktur WAN/LAN
    • Rechenzentrums- und Applikationsleistungen (inkl. ERP und HR)
    • Sicherheits- und Authentifizierungsmanagement
    • Endanwender-Arbeitsplätze und deren Betrieb
    • Endanwender-Support
    • Telefon- und Kommunikationsservices
  • Durchführung des Transitionsprogramms „Fast Track zur IT-Modernisierung“
    • Dauer: 1 Jahr inkl. Ausschreibungen
    • Aufbau der neuen Basisinfrastruktur in Teilen parallel zum Weiterbetrieb der alten Welt
    • Servicebasierte Transition der Services von alten zu neuen Dienstleitern im unterbrechungsfreien Betrieb
  • Strategische Leitplanken für die modernisierte, neue IT-Basisinfrastruktur in ihrem Zielzustand
    • 100% Public Cloud = keine lokalen RZ/Datenspeicherungen und keine unauflösbaren Dienstleisterabhängigkeiten durch proprietäre Services/Lösungen
    • 100% Greenfield-Ansatz = keine Migration alter Prozesse und Verfahrensweisen
    • 100% Industry Standard = wo möglich nur Standardprozesse ohne Customizing
    • 100% Mobile = alle Services müssen mit mobilen Endpoints nutzbar sein
    • 100% Integrated Security = einfache und vollständige, aber nicht umgehbare Datensicherheit
    • 100% Full Managed Services = keine eigenen Betriebs-/Operations-Ressourcen
    • 100% Scalability = Mengen- und Bedarfsbasierte Service-Skalierbarkeit und Kosten­steuerung

Mit diesem Ansatz haben wir innerhalb eines Jahres (ohne Ausschreibungspflichten ginge das noch schneller) gemeinsam mit dem Unternehmen und den neuen IT-Dienstleistern eine moderne, sichere, voll skalierbare und hoch performante IT-Basisinfrastruktur aufgestellt, die in der Lage ist, sämtliche Vorbedingungen für spätere fachlich-inhaltliche Digitale Transformation zu erfüllen:

  • Einfache Schnittstellen durch Standards und bereits von vornherein integrierte APIs
  • Hochverfügbare, einfach erreichbare Daten durch die Cloud
  • Volle Unabhängigkeit von Betriebssystemen, Endgeräten oder Zugriffsorten
  • Freie Skalierbarkeit der Lizenz-, Speicher- und Rechenressourcen, je nach Bedarf

Die Vorteile, die diese moderne, voll integrierte IT-Basisinfrastruktur nun bietet, die alle Grundvoraussetzungen für Digitale Transformation erfüllt, liegen in den folgenden Kernansätzen für den optimalen Nutzen aus der Digitalen Transformation:

Das begleitete Unternehmen hat bereits erste konkrete Schritte in Richtung Digitaler Transformation in Planung, die sich als Chancen nun bieten, aber vorher der Fast Track-Modernisierung unerreichbar waren:

  • Automatisierte (Massen-)Datenauswertung und Reportings durch integrierte BI-Tools ohne externe Werkzeuge
  • Automatisierung von Planungs-, Berichts- und Abrechnungsprozessen
  • Fach- und ressortübergreifende Kollaboration über Bereichs- und Abteilungsgrenzen hinweg
  • Integration mehrerer Kundendaten-Silos in eine zentrale Instanz mit ganz neuen Möglichkeiten der Kundenansprache
  • Auf- und Ausbau von Wettbewerbsvorteilen durch Schaffung neuer Bündel-/Paketprodukte aus verschiedenen Produkten, u.a. in Kombination mit Dienstleistungen, für die Endkunden

Die zukünftige Reise ist noch lang, und wie bereits erwähnt, ist die technische IT-Basisinfrastruktur eine immanente Grundvoraussetzung, neben etlichen weiteren, wie z.B. der “Mitnahme” der Mitarbeiter auf diese Reise, ohne die eine Digitale Transformation nicht erfolgreich und effektiv werden kann. Dennoch ist ein ganz wesentlicher Meilenstein erreicht – und die jährlichen operativen Betriebskosten konnten trotz vollständiger Modernisierung im Vergleich zu Vorher gesenkt werden.

So einen vollständigen und konsequenten Schritt zu gehen wie im skizzierten Praxisbeispiel, erfordert eine klare Strategie und Entscheidungs- sowie Veränderungswillen seitens des Managements. Unserer Erfahrung fürchten Entscheider im Mittelstand vermeintlich große Risiken (Ausfälle etc.) und unterstellen unüberschaubare Kostenexplosionen, und scheuen daher einen so großen Schritt. Dass dieser jedoch ohne solche Betriebsrisiken umsetzbar ist, nachhaltig sogar laufende Kosten senkt, und die Bühne endlich frei macht für mehr Anwenderzufriedenheit, Automatisierung und weitere digitale Transformation, haben wir beweisen können.

Die Digitalisierungs-Lücke nicht zu schließen, wird weitere Investitionen in die IT immer ineffektiver werden lassen. Wagen Sie lieber einen größeren Schritt, und nutzen auch Sie die Potenziale, die sich durch sichere Clouds und moderne Managed Services bieten – wir freuen uns, wenn Ihnen unser Fast-Track zur IT-Modernisierung dabei eine Inspiration sein kann.

 

 

Über den Autor

Claus-A. Boche ist seit 2019 geschäftsführender Gesellschafter der advisoryteam at³ GmbH aus Düsseldorf. Vor der Gründung hatte er zahlreiche leitende Positionen im Bereich der Business-/IT-Transformation inne, einerseits als Teamleiter in innovativen Beratungshäusern, andererseits als operativ und kommerziell verantwortlicher Programm- oder Projektmanager in Transitions- und Transformationsvorhaben. In seinen über 20 Jahren Erfahrung hat er in über 80 Veränderungsprojekten die Spanne von technischer, prozessualer und organisatorischer Veränderung, bis hin zur strategischen Neuausrichtung von Produkten, Unternehmensbereichen sowie ganzen Unternehmen abgedeckt. Als gelernter Elektroniker und studierter Wirtschaftsinformatiker kommt er aus der Technik-Ecke, ist heute aber ebenso zertifizierter Business Coach und Sparringspartner für Gründer, Unternehmer und Führungskräfte.

 

Über advisoryteam®

advisoryteam® steht für die erfolgreiche Entwicklung und Transformation von Unternehmen, mit Tätigkeitschwerpunkten basierend auf den Säulen "Co-Founding" und "Consulting Services". Als Team von Digitalisierungs-, IT- und Health-Experten hat advisoryteam® eine besondere Kompetenz und Begeisterung für innovative, technologie- bzw. datengetriebene Produkte und Dienstleistungen. Außerdem glaubt das Unternehmen an den langfristigen Erfolg von Geschäftsmodellen, die das Leben für Menschen und ihre Umwelt einfacher, gesünder und nachhaltiger gestalten. Der CoCoVestment®-Ansatz von advisoryteam® liegt darin, Erfahrungen und Kompetenzen aus Produkt- sowie Projektgeschäft zu vereinen, und in eigene (Mit-)Gründungen sowie externe Beteiligungen nicht nur mit finanziellen Mitteln, sondern auch mit Wissen und Ressourcen zu investieren.

Mehr Informationen: https://www.advisoryteam.de

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